Gmail Hero

GMAIL HERO

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Guida - Organizzazione Digitale per diventare un Imprenditore Migliore

Gestire una casella Gmail non è solo questione di rispondere alle email.
È una disciplina di produttività.
Un metodo per liberare la mente, ridurre il caos e trasformare la posta elettronica in un alleato di lavoro.

In questa guida troverai il mio sistema personale — affinato in oltre 20 anni e testato su decine di aziende — per portare ordine e chiarezza nella gestione quotidiana della comunicazione aziendale.

Non è un sistema perfetto, ma è realistico, sostenibile e scalabile: pensato per microimprese, freelance e imprenditori che devono fare tutto — ma vogliono farlo bene.

Con etichette chiare, flussi semplici e strumenti nativi di Gmail e Google Workspace, imparerai a:

  • Ridurre il numero di email da gestire ogni giorno.

  • Non dimenticare mai una risposta o un pagamento.

  • Delegare in modo visibile e condiviso.

  • Mantenere la posta organizzata, anche in team.

Questo è GMAIL HERO: il metodo per trasformare la tua inbox in una centrale di comando efficiente, invece che nel solito buco nero.

Organizzazione della casella email

Un sistema semplice ed efficace per gestire le email e ridurre il tempo sprecato nel ricordarsi chi deve ancora rispondere.

Struttura principale

  1. ⭐ Starred → Email che richiedono una nostra azione o risposta.
  2. Importanti e da leggere → Email segnalate automaticamente da Gmail come rilevanti.
  3. ⌛ WR (Waiting Reply) → Conversazioni in attesa di risposta esterna, indipendentemente da stato o posizione. Serve per non dimenticare nulla di ciò che dipende da altri.
  4. Tutto il resto → Archiviato o completato.

Etichette principali

💼 Società s.r.l.

Per documenti contabili, legali e finanziari relativi alla società (partita IVA).

🏪 Attività

Per i progetti o business operativi: siti web, e-commerce, negozi, locali, ecc.

💵 Pagamenti / Rimborsi

Per gestire entrate, uscite e rimborsi. Possono sostituire uno scadenziario.

🗂️ Reparto

Per catalogare le email per area di competenza: Amministrazione, HR, Magazzino, Logistica, Marketing, ecc.

⌛ WR (Waiting Reply)

L’etichetta più importante: indica che siamo in attesa di una risposta da terzi. Può essere combinata con GTASK per creare reminder automatici.

✅ Complete

Usata per segnalare attività completate in modo definitivo, come doppia sicurezza rispetto alla sola rimozione della stella.

👤 Personale

  • Per separare email personali da quelle lavorative.
  • Nelle caselle condivise (es. info@, amministrazione@), serve per assegnare le email a una persona: 👤Mario – 👤Andrea – 👤Giovanni

Flusso tipico di gestione

♥️ Il cuore del sistema

Questo è il cuore pulsante del metodo GMAIL HERO.
Il flusso che, da solo, può trasformare il modo in cui gestisci il tempo e le comunicazioni.

È un sistema nato dall’esperienza e perfezionato in anni di lavoro tra aziende, clienti e collaboratori.
L’obiettivo è semplice ma rivoluzionario: non perdere mai più un’email importante, né una risposta che stai aspettando.

Con questo flusso, ogni messaggio trova il suo posto logico:
quello che richiede un’azione resta sotto i tuoi occhi finché non lo completi,
quello in attesa di risposta resta in vista finché qualcuno non ti risponde,
e tutto il resto sparisce dal campo visivo, ma non dal controllo.

Un sistema semplice ed efficace — progettato per chi ha troppo da gestire, e zero tempo da sprecare.

  1. Arrivo email → classificata automaticamente (importante o no).
  2. Aggiunta etichette (automatica o manuale).
  3. ⭐ Stellina se richiede attenzione o azione futura.
  4. Gestione del task → rimuovere la stella quando completato.
  5. In attesa di risposta? → aggiungere ⌛ WR.
  6. Serve una scadenza? → aggiungere in GTASK con data.
  7. Archiviare → resterà visibile in ⌛ WR e nei promemoria GTASK/Calendar.

OTTIMO LAVORO!
SEI PRONTO PER COMINCIARE!

Se vuoi importare subito il mio modello di etichette continua a leggere, altrimenti alla prossima!

COME IMPORTARE LE MIE ETICHETTE

ESEMPIO Etichette

  • .💤 Not Urgent
  • .🚨 Urgent
  • ‘✅ Complete
  • ‘👀 Needs Attention
  • ⌛ WR
  • ⚡ Utenze
  • ✉️ PEC
  • 🏦 Banca
  • 🏦 Ebay
  • 🏦 PayPal
  • 🏦Assicurazioni
  • 🏪 Panificio
  • 🏪 Negozio
  • 👤Personale
  • 👩‍⚖️ Legale
  • 💵 PAGAMENTI
  • 💵 PAGAMENTI/⌛ATTESA PAGAMENTO
  • 💵 PAGAMENTI/⌛DA PAGARE
  • 💵 PAGAMENTI/✅ PAGATO
  • 💵 RIMBORSI
  • 💵 RIMBORSI/⌛ATTESA RIMBORSO
  • 💵 RIMBORSI/✅ RIMBORSATO
  • 💼 Bianchi s.r.l.
  • 💼 Rossi s.r.l.
  • 💼 Acme s.r.l.
  • 🗂️ Amministrazione
  • 🚚 Delivery
  • 🛒 Order

ESTENSIONE GSHEET PER IMPORT / EXPORT

🧭 Procedura guidata passo-passo

1️⃣ Installa l’estensione

2️⃣ Avvia la procedura guidata

  • In Google Sheets vai su:
Estensioni → Labels Manager for Gmail → Start Wizard
  • Si aprirà un pannello laterale con la guida passo-passo.

3️⃣ Seleziona “Create Templates”

  • Nel wizard scegli l’opzione “Create Templates”.

  • L’estensione creerà automaticamente due fogli di lavoro nel file:

    • Labels Export → dove puoi esportare le etichette già presenti in Gmail.

    • Labels Import → dove devi incollare o scrivere il tuo elenco personalizzato.

4️⃣ Incolla il tuo elenco nel foglio Import

  • Apri il foglio Labels Import.

  • Troverai le colonne già pronte:

Label Name | Label Type | BG Color | Text Color | Visibility | Function
  • Ora incolla qui il tuo elenco etichette “GMAIL HERO”.
    Ad esempio:
Label Name | Label Type | BG Color | Text Color | Function
.💤 Not Urgent | user | #e7e7e7 | #464646 | Priorità
.🚨 Urgent | user | #ff7537 | #ffffff | Priorità
⌛ WR | user | #fbe983 | #594c05 | Attesa risposta
💵 PAGAMENTI/⌛DA PAGARE | user | #fb4c2f | #ffffff | Pagamenti
💼 Rossi s.r.l. | user | #98d7e4 | #0d3b44 | Società
🏪 Panificio | user | #cca6ac | #ffffff | Attività
👤Personale | user | #4986e7 | #ffffff | Persona
✅ Complete | user | #16a765 | #ffffff | Done
🗂️ Amministrazione | user | #fbd3e0 | #711a36 | Reparto
  • (Puoi incollare tutto il tuo elenco completo — l’estensione ignora le colonne extra non necessarie.)

5️⃣ Crea le etichette in Gmail

  • Una volta incollato tutto:
Estensioni → Labels Manager for Gmail → Import Labels

  • L’estensione analizzerà il foglio e ti mostrerà un riepilogo:

    • Etichette nuove che verranno create

    • Etichette esistenti che verranno aggiornate

    • Colori applicati

  • Conferma l’operazione cliccando “Create/Update Labels”.

6️⃣ Controlla in Gmail

  • Apri Gmail → Impostazioni → Etichette

  • Vedrai tutte le nuove etichette con icone, colori e gerarchie (sottocartelle) già applicate.

  • Puoi provarle subito con il tuo flusso “⭐ Starred / ⌛ WR / ✅ Complete”.

7️⃣ (Facoltativo) Backup o Pulizia

  • In qualsiasi momento puoi:

    • Esportare le etichette attuali → Extensions → Labels Manager for Gmail → Export Labels

    • Eliminare in blocco quelle non più usate → Delete Labels

💡 Consiglio pratico

Puoi scaricare un modello gsheet pronto da questo indirizzo:

MODELLO – Export Gmail Label

Dopo l’importazione, salva il file come modello:
“GMAIL HERO – Labels Master Sheet”
Ogni volta che modifichi o aggiungi un’etichetta, aggiorna questo foglio e riesegui l’importazione: in questo modo mantieni consistenza visiva e ordine sincronizzato tra tutti i tuoi account aziendali.

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