GMAIL HERO

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TL;DR

Come posso organizzare meglio le mie email aziendali senza comprare un gestionale?

Gmail, anche nella versione gratuita, può funzionare come una vera centrale di comando per la tua comunicazione aziendale. Con un sistema di etichette strutturato, stelle e filtri, puoi gestire attività, pagamenti, deleghe e scadenze senza software aggiuntivi. In questa guida trovi il metodo completo che uso da oltre 20 anni.

Il problema che vedo ogni giorno

Lavoro con imprenditori e aziende da più di 15 anni. E c’è un pattern che si ripete costantemente.

Arriva l’imprenditore che vuole “sistemare le cose”. Vuole un gestionale nuovo. Vuole un CRM. Vuole automatizzare. Vuole l’intelligenza artificiale.

Poi guardo la situazione reale. L’email aziendale è su Libero. O su Aruba con un dominio personalizzato ma zero organizzazione. Centinaia di messaggi non letti. Nessuna struttura. Nessun metodo.

Il problema non è che manca il gestionale giusto. Il problema è che non c’è un metodo per gestire le cose semplici.

Prima di cercare strumenti complessi, bisogna mettere ordine in quelli che già esistono. E Gmail, anche nella versione gratuita, è uno degli strumenti più potenti e sottovalutati per l’organizzazione aziendale.

Perché Gmail

Gmail non è solo una casella email. È un sistema di organizzazione che può sostituire, in molti casi, strumenti a pagamento ben più costosi.

Costa poco o niente. La versione gratuita è sufficiente per la maggior parte delle microimprese. Google Workspace parte da pochi euro al mese per account e include email professionale, calendario, drive e molto altro.

È già integrato. Calendario, task, drive, meet. Tutto collegato. Tutto sincronizzato. Nessuna integrazione da configurare.

Funziona ovunque. Web, app mobile, client desktop. I dati sono sempre aggiornati.

È potente. Filtri automatici, etichette gerarchiche, ricerca avanzata, snooze, reminder. Funzioni che molti gestionali a pagamento non hanno.

Il punto è che quasi nessuno lo configura correttamente. E senza configurazione, qualsiasi strumento diventa un buco nero.

Organizzazione della casella email

Un sistema semplice ed efficace per gestire le email e ridurre il tempo sprecato nel ricordarsi chi deve ancora rispondere.

Struttura principale

1. ⭐ Starred → Email che richiedono una nostra azione o risposta.
2. Importanti e da leggere → Email segnalate automaticamente da Gmail come rilevanti.
3. ⌛ WR (Waiting Reply) → Conversazioni in attesa di risposta esterna, indipendentemente da stato o posizione. Serve per non dimenticare nulla di ciò che dipende da altri.
4. Tutto il resto → Archiviato o completato.

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Etichette principali

💼 Società s.r.l.

Per documenti contabili, legali e finanziari relativi alla società (partita IVA).

🏪 Attività

Per i progetti o business operativi: siti web, e-commerce, negozi, locali, ecc.

💵 Pagamenti / Rimborsi

Per gestire entrate, uscite e rimborsi. Possono sostituire uno scadenziario.

🗂️ Reparto

Per catalogare le email per area di competenza: Amministrazione, HR, Magazzino, Logistica, Marketing, ecc.

⌛ WR (Waiting Reply)

L’etichetta più importante: indica che siamo in attesa di una risposta da terzi. Può essere combinata con GTASK per creare reminder automatici.

✅ Complete

Usata per segnalare attività completate in modo definitivo, come doppia sicurezza rispetto alla sola rimozione della stella.

👤 Personale

• Per separare email personali da quelle lavorative.
• Nelle caselle condivise (es. info@, amministrazione@), serve per assegnare le email a una persona: 👤Mario – 👤Andrea – 👤Giovanni

Flusso tipico di gestione

♥️ Il cuore del sistema

Questo è il cuore pulsante del metodo GMAIL HERO.
Il flusso che, da solo, può trasformare il modo in cui gestisci il tempo e le comunicazioni.

È un sistema nato dall’esperienza e perfezionato in anni di lavoro tra aziende, clienti e collaboratori.
L’obiettivo è semplice ma rivoluzionario: non perdere mai più un’email importante, né una risposta che stai aspettando.

Con questo flusso, ogni messaggio trova il suo posto logico:
quello che richiede un’azione resta sotto i tuoi occhi finché non lo completi,
quello in attesa di risposta resta in vista finché qualcuno non ti risponde,
e tutto il resto sparisce dal campo visivo, ma non dal controllo.

Un sistema semplice ed efficace — progettato per chi ha troppo da gestire, e zero tempo da sprecare.

1. Arrivo email → classificata automaticamente (importante o no).
2. Aggiunta etichette (automatica o manuale).
3. ⭐ Stellina se richiede attenzione o azione futura.
4. Gestione del task → rimuovere la stella quando completato.
5. In attesa di risposta? → aggiungere ⌛ WR.
6. Serve una scadenza? → aggiungere in GTASK con data.
7. Archiviare → resterà visibile in ⌛ WR e nei promemoria GTASK/Calendar.

OTTIMO LAVORO!
SEI PRONTO PER COMINCIARE!

Se vuoi importare subito il mio modello di etichette continua a leggere, altrimenti alla prossima!

COME IMPORTARE LE MIE ETICHETTE

ESEMPIO Etichette

• .💤 Not Urgent
• .🚨 Urgent
• ‘✅ Complete
• ‘👀 Needs Attention
• ⌛ WR
• ⚡ Utenze
• ✉️ PEC
• 🏦 Banca
• 🏦 Ebay
• 🏦 PayPal
• 🏦Assicurazioni
• 🏪 Panificio
• 🏪 Negozio
• 👤Personale
• 👩‍⚖️ Legale
• 💵 PAGAMENTI
• 💵 PAGAMENTI/⌛ATTESA PAGAMENTO
• 💵 PAGAMENTI/⌛DA PAGARE
• 💵 PAGAMENTI/✅ PAGATO
• 💵 RIMBORSI
• 💵 RIMBORSI/⌛ATTESA RIMBORSO
• 💵 RIMBORSI/✅ RIMBORSATO
• 💼 Bianchi s.r.l.
• 💼 Rossi s.r.l.
• 💼 Acme s.r.l.
• 🗂️ Amministrazione
• 🚚 Delivery
• 🛒 Order

ESTENSIONE GSHEET PER IMPORT / EXPORT

🧭 Procedura guidata passo-passo

1️⃣ Installa l’estensione

• Vai su Labels Manager for Gmail

• Clicca Installa e accetta i permessi richiesti.

• Dopo l’installazione, apri un nuovo foglio Google Sheets. oppure scarica il mio file pronto \=> MODELLO – Export Gmail Label

2️⃣ Avvia la procedura guidata

• In Google Sheets vai su:

Estensioni → Labels Manager for Gmail → Start Wizard

• Si aprirà un pannello laterale con la guida passo-passo.

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3️⃣ Seleziona “Create Templates”

• Nel wizard scegli l’opzione “Create Templates”.

• L’estensione creerà automaticamente due fogli di lavoro nel file:

  • Labels Export → dove puoi esportare le etichette già presenti in Gmail.

  • Labels Import → dove devi incollare o scrivere il tuo elenco personalizzato.

4️⃣ Incolla il tuo elenco nel foglio Import

• Apri il foglio Labels Import.

• Troverai le colonne già pronte:

Label Name | Label Type | BG Color | Text Color | Visibility | Function

• Ora incolla qui il tuo elenco etichette “GMAIL HERO”.
  Ad esempio:

Label Name | Label Type | BG Color | Text Color | Function
.💤 Not Urgent | user | #e7e7e7 | #464646 | Priorità
.🚨 Urgent | user | #ff7537 | #ffffff | Priorità
⌛ WR | user | #fbe983 | #594c05 | Attesa risposta
💵 PAGAMENTI/⌛DA PAGARE | user | #fb4c2f | #ffffff | Pagamenti
💼 Rossi s.r.l. | user | #98d7e4 | #0d3b44 | Società
🏪 Panificio | user | #cca6ac | #ffffff | Attività
👤Personale | user | #4986e7 | #ffffff | Persona
✅ Complete | user | #16a765 | #ffffff | Done
🗂️ Amministrazione | user | #fbd3e0 | #711a36 | Reparto

• (Puoi incollare tutto il tuo elenco completo — l’estensione ignora le colonne extra non necessarie.)

5️⃣ Crea le etichette in Gmail

• Una volta incollato tutto:

Estensioni → Labels Manager for Gmail → Import Labels

• L’estensione analizzerà il foglio e ti mostrerà un riepilogo:

  • Etichette nuove che verranno create

  • Etichette esistenti che verranno aggiornate

  • Colori applicati

• Conferma l’operazione cliccando “Create/Update Labels”.

6️⃣ Controlla in Gmail

• Apri Gmail → Impostazioni → Etichette

• Vedrai tutte le nuove etichette con icone, colori e gerarchie (sottocartelle) già applicate.

• Puoi provarle subito con il tuo flusso “⭐ Starred / ⌛ WR / ✅ Complete”.

7️⃣ (Facoltativo) Backup o Pulizia

• In qualsiasi momento puoi:

  • Esportare le etichette attuali → Extensions → Labels Manager for Gmail → Export Labels

  • Eliminare in blocco quelle non più usate → Delete Labels

💡 Consiglio pratico

Puoi scaricare un modello gsheet pronto da questo indirizzo:

MODELLO – Export Gmail Label

Dopo l’importazione, salva il file come modello:
“GMAIL HERO – Labels Master Sheet”
Ogni volta che modifichi o aggiungi un’etichetta, aggiorna questo foglio e riesegui l’importazione: in questo modo mantieni consistenza visiva e ordine sincronizzato tra tutti i tuoi account aziendali.