Come aggiungere una PIVA all’elenco delle aziende delegate per la fatturazione elettronica
TL;DR
Come posso delegare un intermediario per la gestione delle fatture elettroniche di più società?
Per delegare un intermediario alla gestione delle fatture elettroniche di diverse società devi accedere al portale dell’Agenzia delle Entrate con SPID del rappresentante legale e completare tre passaggi fondamentali: aggiungere il gestore incaricato, censire il provider per le forniture massive e comunicare la delega per l’intermediario. L’intero processo richiede circa 15-20 minuti per ogni partita IVA da configurare.
Se gestisci più società o hai delegato la gestione della fatturazione elettronica a un commercialista o un intermediario specializzato, ti sarai sicuramente trovato nella situazione di dover abilitare l’accesso alle fatture elettroniche per ogni singola partita IVA. Il processo può sembrare complesso la prima volta, ma una volta compreso il flusso diventa un’operazione routinaria che ti permetterà di centralizzare la gestione fiscale di tutte le tue aziende in modo efficiente e conforme alle normative dell’Agenzia delle Entrate.
La procedura che andremo a descrivere è particolarmente utile quando lavori con software gestionali come Danea EasyFatt e hai bisogno di integrare automaticamente la ricezione e l’archiviazione delle fatture elettroniche attraverso provider specializzati. Questo tipo di configurazione è fondamentale per chi vuole automatizzare i flussi documentali e ridurre il carico di lavoro manuale legato alla gestione delle fatture passive.
Il processo in tre fasi: un approccio sistematico alla delega
La configurazione completa dell’accesso delegato alle fatture elettroniche si articola in tre momenti distinti ma complementari, ciascuno dei quali svolge una funzione specifica nel garantire che l’intermediario possa operare correttamente per conto dell’azienda. Comprendere la logica di questa suddivisione ti aiuterà a non perdere passaggi fondamentali e a completare la procedura senza errori.
Prima fase: aggiungere il gestore incaricato
Il primo passaggio consiste nell’autorizzare formalmente un soggetto a operare per conto della società nell’ambito dei servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. Questa fase è preliminare a qualsiasi altra operazione e rappresenta il fondamento giuridico della delega. Per completarla, devi accedere al portale dell’Agenzia delle Entrate utilizzando lo SPID del rappresentante legale della società che intendi delegare.
Una volta autenticato, dovrai accedere alla sezione “Il tuo profilo” e selezionare dal menu laterale la voce “Incarichi”. All’interno di questa area troverai l’opzione “Gestisci incarichi come rappresentante legale”, che ti consentirà di inserire la partita IVA della società per cui vuoi abilitare la gestione delegata. Se il sistema ti permette di procedere, potrai cliccare su “Aggiungi gestore incaricato” e inserire il codice fiscale del soggetto che avrà accesso ai servizi, specificando le deleghe operative che gli vengono conferite.
Questo passaggio è cruciale perché senza di esso il gestore non potrà accedere ai servizi telematici della società, indipendentemente dalle configurazioni successive. È importante verificare attentamente che il codice fiscale inserito sia corretto e che le deleghe selezionate corrispondano effettivamente alle operazioni che l’intermediario dovrà svolgere.
Seconda fase: censimento del provider per le forniture massive
Una volta autorizzato il gestore, è necessario configurare il canale tecnico attraverso cui le fatture elettroniche verranno trasmesse dal Sistema di Interscambio (SdI) al software gestionale o al provider che le archivierà e gestirà. Questa fase è tecnicamente definita “censimento del canale per forniture massive” e permette di ricevere in modo automatico e organizzato tutte le fatture passive che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione.
Per completare questo passaggio devi nuovamente accedere al portale Fisconline dell’Agenzia delle Entrate con lo SPID del rappresentante legale, ma questa volta dovrai cambiare utenza selezionando l’opzione aziendale anziché quella personale. Questa distinzione è fondamentale: il sistema distingue tra le operazioni che vengono effettuate come persona fisica e quelle che vengono compiute in rappresentanza di un’entità giuridica.
Una volta selezionata l’utenza aziendale, utilizza la funzione di ricerca al centro della pagina per trovare “fatturazione” e accedi alla sezione “Fatturazione elettronica”. Qui dovrai scegliere l’opzione “Incaricato” e selezionare la partita IVA aziendale per cui stai configurando il servizio. In basso a sinistra troverai la voce “Censimento canale per forniture massive”: cliccando su questa opzione potrai aggiungere un nuovo provider.
Nel caso specifico descritto nella procedura originale, il provider da aggiungere è “Sibill srl”, per il quale dovrai selezionare le opzioni “Scarico fatture” e “Scarico corrispettivi”. Questi due flag sono essenziali per garantire che il provider possa accedere sia alle fatture elettroniche tradizionali sia ai corrispettivi giornalieri, completando così il quadro della documentazione fiscale disponibile. Una volta salvate le modifiche, il canale sarà attivo e il provider potrà iniziare a ricevere i documenti dall’SdI.
Terza fase: comunicazione della delega per intermediari
L’ultimo passaggio del processo riguarda la comunicazione formale all’Agenzia delle Entrate della delega conferita all’intermediario per la consultazione e l’acquisizione delle fatture elettroniche. Mentre le fasi precedenti hanno configurato gli aspetti tecnici e operativi, questa fase formalizza dal punto di vista amministrativo il rapporto di delega, rendendo l’intermediario ufficialmente autorizzato ad accedere ai dati fiscali della società.
Anche in questo caso dovrai accedere a Fisconline con lo SPID del rappresentante legale e cambiare utenza selezionando l’opzione aziendale. Dalla sezione “Il tuo profilo” dovrai navigare verso “Deleghe”, poi “Intermediari” e infine “Gestione delle tue deleghe”. Cliccando su “Comunica una nuova delega” potrai avviare la procedura di registrazione dell’intermediario.
Dovrai selezionare l’opzione “Fatture e corrispettivi” come ambito della delega e, nella sezione “Anagrafica del delegato”, inserire il codice fiscale dell’intermediario. Nel caso specifico della procedura originale, il codice fiscale da inserire è 06027580650, corrispondente a Sibill srl. È fondamentale prestare attenzione alla selezione dei servizi integrati: dovrai spuntare esclusivamente l’opzione “Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici”, evitando di concedere deleghe più ampie se non strettamente necessarie.
Una volta verificati tutti i dati, potrai confermare la delega cliccando su “Conferma” e poi su “Inserisci”. A questo punto la configurazione è completa e l’intermediario disporrà di tutti i permessi necessari per accedere alle fatture elettroniche della società tramite le API dell’Agenzia delle Entrate.
Perché questa procedura è fondamentale per l’integrazione con i gestionali
Completare correttamente queste tre fasi è il prerequisito indispensabile per far funzionare qualsiasi integrazione automatica tra i servizi dell’Agenzia delle Entrate e il software gestionale che utilizzi quotidianamente. Se utilizzi Danea EasyFatt, ad esempio, e vuoi ricevere automaticamente le fatture passive direttamente nel tuo gestionale senza doverle scaricare manualmente dal portale Fatture e Corrispettivi, questa configurazione deve essere perfetta.
L’aspetto più critico riguarda la coerenza tra i tre passaggi: il gestore deve essere autorizzato, il provider deve essere censito e la delega deve essere comunicata. Se anche uno solo di questi elementi manca o è configurato in modo errato, l’integrazione non funzionerà e ti troverai a dover ripercorrere l’intera procedura per individuare il problema. Per questo motivo è consigliabile completare tutti e tre i passaggi in sequenza, verificando dopo ciascuno di essi che non ci siano messaggi di errore o anomalie.
La buona notizia è che, una volta completata la configurazione per la prima azienda, ripetere il processo per altre partite IVA diventa molto più rapido perché hai già familiarità con il percorso da seguire e con le opzioni da selezionare. Se gestisci un portafoglio di società o lavori come intermediario per più clienti, vale la pena documentare internamente questi passaggi e standardizzare la procedura per ridurre al minimo gli errori e i tempi di configurazione.
Automatizzare la ricezione delle fatture con CloudRemote
Se utilizzi Danea EasyFatt come gestionale principale e vuoi portare la gestione della fatturazione elettronica a un livello superiore di automazione, CloudRemote può aiutarti a integrare nativamente il flusso di ricezione delle fatture passive. Una volta completata la procedura di delega descritta in questo articolo, potrai configurare l’integrazione tra l’Agenzia delle Entrate e il tuo database EasyFatt, permettendo al gestionale di scaricare automaticamente le fatture e archiviarle senza alcun intervento manuale.
Questo tipo di integrazione è particolarmente utile per le aziende che ricevono un volume elevato di fatture passive e vogliono eliminare completamente le operazioni manuali di download, importazione e classificazione. Con CloudRemote, il processo diventa completamente trasparente: le fatture vengono acquisite dal provider, elaborate e inserite direttamente nel gestionale, dove possono essere verificate, contabilizzate e pagate secondo i normali flussi aziendali.
L’integrazione funziona attraverso l’accesso diretto al database di Danea EasyFatt, garantendo una sincronizzazione perfetta dei dati e eliminando qualsiasi rischio di duplicazione o perdita di informazioni. Inoltre, poiché CloudRemote trasforma EasyFatt in una soluzione completamente cloud, potrai accedere alle tue fatture passive da qualsiasi dispositivo connesso a internet, ovunque ti trovi, mantenendo sempre il pieno controllo della situazione fiscale della tua azienda.
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Nota conclusiva: Una volta completata la configurazione sul portale dell’Agenzia delle Entrate, è importante comunicare all’intermediario o al provider che la procedura è stata finalizzata, in modo che possa attivare il collegamento API e iniziare la sincronizzazione dei dati. Questo passaggio finale garantisce che tutto il lavoro di configurazione si traduca immediatamente in un beneficio operativo concreto per la tua azienda.